sábado, 19 de marzo de 2011

PSICOSOCIOLOGIA: COMUNICACIÓN


La comunicación podría definirse como la transferencia de información de un emisor a un receptor asegurándose de que este último la comprenda.
La teoría de las relaciones humanas creó una presión sensible sobre la administración para modificar las maneras rutinarias de dirigir las organizaciones. Este enfoque adquirió cierta imagen popular y obligó a los administradores a...
  • asegurar la participación de los estratos inferiores de la empresa, en la solución de problemas
  • incentivar la franqueza y confianza entre los individuos y los grupos en las empresas
  • la comunicación cumple con dos propósitos principales: proporcionar información para que las personas puedan desempeñar sus tareas correctamente y proporcionar las actitudes necesarias para promover la motivación, la cooperación y la satisfacción en los cargos. Estos dos propósitos en conjunto, promueven un ambiente que conduce a formar espíritu de equipo y a lograr un mejor desempeño en las tareas.
La función de la comunicación es ser el medio gracias al cual se unifica la actividad organizada. En las organizaciones, la comunicación vincula a los integrantes para lograr un propósito común. En un sentido más amplio, su propósito fundamental es llevar a cabo el cambio influyendo sobre la acción en beneficio de la organización.
La comunicación resulta esencial para el funcionamiento interno de las organizaciones, debido a que integra las funciones administrativas y es necesaria para...
  • establecer y difundir las metas
  • desarrollar planes para lograr dichas metas
  • organizar eficazmente los recursos humanos y técnicos
  • seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización
  • dirigir, orientar y crear un clima que incentive la participación de sus integrantes
  • controlar el desempeño de los integrantes
La comunicación además de facilitar las funciones administrativas de la organización, es indispensable para relacionar a ésta con su medio externo. Mediante el intercambio de información, los administradores toman conciencia de las necesidades de los clientes, la disponibilidad de los proveedores, las demandas de los accionistas, las regulaciones gubernamentales y las preocupaciones de la comunidad. En síntesis, a través de la comunicación cualquier organización se convierte en un sistema abierto que interactúa con su ambiente.
Proceso de Comunicación
  • Emisor ó fuente: será el comunicador, es decir, aquél que desea producir un estímulo en quién recibe la comunicación.
  • Mensaje: constituye el objetivo y contenido que se pretende comunicar, su elaboración requerirá de símbolos y códigos que deben ser comprendidos por quién recibe el mensaje para poder decodificarlo. El lenguaje debe ser claro para ambos ya que si no hay comprensión, el mensaje corre el riesgo de no llegar de la forma en que el emisor propuso
  • Transmisión: el mensaje podrá ser transmitido por distintos medios ya sea orales, escritos, con mediación tecnológica, etc.
  • Canal: a través de él se transmitirá el mensaje, pero este medio puede tener interferencias ó ruidos que alteren ó dificulten la comunicación. Existen diversas opciones para trasmitir el mensaje y su selección apropiada será vital para lograr una comunicación efectiva.
  • Percepción: para que la comunicación sea efectiva, el comunicador debe tener en cuenta a quién intenta llegar, utilizando un código adecuado en función de las características del receptor y transmitiendo un mensaje claro y comprensible.
  • Receptor: será aquél que recibe la comunicación, es decir, el que comunica. El receptor tiene que estar preparado para el mensaje de modo que éste se pueda decodificar convirtiéndolo en un pensamiento. Este emitirá una respuesta al menaje del emisor para que sepa si el mensaje fue comprendido. Este proceso de respuesta se denomina retroalimentación ó feedback.
Tipos de Comunicación
  • Comunicación lateral: según algunos autores, esta comunicación en sentido único puede resultar más rápida dado que le proporciona al emisor por un lado cierta seguridad psicológica y protege su poder e independencia manteniendo cierta distancia con los receptores. Ahora bien, como el emisor no puede saber si el receptor ha captado correctamente su mensaje, hay un gran riesgo de que la información comunicada sea imprecisa y esto puede repercutir en que la tarea sea realizada de manera incorrecta. En conclusión, la comunicación en sentido único corre el riesgo de no ser comunicación en lo absoluto ya que comunicar no es sólo enviar una información y llegar al objetivo sino también es estar seguro que realmente ha llegado al interesado y éste la ha comprendido.
  • Comunicación recíproca: en este tipo de comunicación el emisor da un mensaje, el receptor puede hacer preguntas y dar su opinión lo cual garantiza que el mensaje llegue con mayor precisión y exactitud. La comunicación recíproca significa la instauración de feedback entre los interlocutores de iguales o diferentes niveles jerárquicos. Cuanto más recíproco y tolerante es el clima de la comunicación, hay menos riesgo de que el contenido de los mensajes sea alterado y es más abundante la información. La experimentación muestra que este método puede ser ruidoso y desordenado apareciendo en las organizaciones bajo la forma de feedback parásito.
Barreras de la comunicación
  • Segregación adaptativa: tiende a conservar las comunicaciones entre grupos en un nivel óptimo por el uso de barreras selectivas. Este tipo de barreras le evita al usuario una búsqueda fastidiosa del servicio susceptible de resolver su problema y permite que los otros servicios no sean molestados inútilmente.
  • Segmentación inadaptada: consiste en erigir barreras contra la comunicación como defensa contra los stress entre grupos impidiendo la transmisión de informaciones importantes. Este proceso cumple una función similar al aislamiento dado que consiste en proteger a los individuos y grupos evitándoles un enfrentamiento que implicaría a la vez tensión, reconocimiento mutuo y favorecería una estrategia de poder basada en la independencia.
Algunos ejemplos de las barreras mencionadas pueden ser los siguientes...
  • Falta de planeación: con demasiada frecuencia las personas empiezan a hablar y escribir sin primero pensar, planear, y definir el propósito del mensaje. Sin embargo, conocer las razones de una directiva, seleccionar el canal más idóneo y elegir el momento apropiado, pueden mejorar enormemente el entendimiento y reducir la resistencia al cambio.
  • Mensajes mal expresados: la idea del emisor podrá perder claridad si se escogen mal las palabras, hay omisiones, incoherencia, una mala organización de ideas, etc. Esta falta de precisión puede evitarse con un mayor cuidado al codificar el mensaje.
  • Pérdida por la transmisión o mala recepción: en una serie de transmisiones de una persona a la siguiente, el mensaje va perdiendo precisión. La mala retención de información es otro problema grave, esto hace necesario la repetición del mensaje y el uso de varios canales de comunicación.
  • Falta de atención y evaluación prematura: escuchar exige una total atención y autodisciplina, significa evitar una evaluación prematura de lo que otra persona tiene que decir. Una tendencia común es juzgar, aprobar o rechazar lo que se dice, en lugar de tratar de entender el marco de referencia de quien habla.
  • Desconfianza, amenazas y temor: en un clima que contenga estas fuerzas, cualquier mensaje será visto con escepticismo. La desconfianza puede ser resultado de una conducta inconsistente por parte del superior o puede deberse a experiencias pasadas en la que el subordinado fue castigado proporcionarle honestamente información desfavorable pero verdadera en el sentido, a la luz de las amenazas, que pueden ser reales o imaginarias, las personas tienden a ser más rígidas, a estar a la defensiva, a distorsionar la información. Lo que se necesita es un clima de confianza, que facilite la comunicación franca y abierta.
  • Período insuficiente de ajuste al cambio: el propósito de la comunicación es realizar cambios y éstos afectan a las personas de diferentes maneras, por ello es importante no forzar el cambio antes de que las personas puedan ajustarse a sus implicaciones.
  • Sobrecarga de información: el hombre responde a la sobrecarga de información ignorándola ó no comunicándola, por ello la filtración puede ser útil cuando la información más urgente e importante se procesa primero y los mensajes menos importantes reciben menor prioridad.
Principios de la comunicación en las organizaciones
  • es imposible no comunicarse
  • fijar el objetivo antes de comunicar y conocer al receptor
  • la comunicación se mide por resultados y no buenas intenciones
  • el mensaje real enviado es la conducta del receptor
  • considerar tanto el contenido como el proceso
  • el mensaje es una caricia
  • la comunicación es bidireccional
  • no es posible cambiar al otro, lo que cambia es nuestra conducta
  • si no se consigue el objetivo deseado hay que variar la comunicación
  • cuantas más opciones mejores resultados
  • usar frases breves, lenguaje simple, hacer pausas y observar reacciones
  • la comunicación se optimiza usando varios canales y medios (diagramas, sonidos, mapas mentales, etc.)
  • la acción pesa más que las palabras
  • congruencia en lo que se dice, el modo en que se dice y lo que se hace
  • escuche activamente
  • mantener una posición existencial realista
  • adoptar el marco de referencia de su interlocutor
  • no hay fracasos en la comunicación, sólo resultados
  • a la gente le gusta más hablar que escuchar
  • el que escucha puede orientar o controlar el proceso
Abordaje por parte del consultor de problemas de comunicación
La comunicación es el instrumento por excelencia para a transmisión de conocimientos. Dentro de una organización hay numerosos interlocutores y cada uno de ellos tiene una jerarquía que influye en el volumen y contenido de los intercambios con otros interlocutores dependiendo del status de cada uno.
En una organización, es imposible que cada individuo o unidad de trabajo se pueda comunicar con todos los miembros en virtud de...
  • limitación de los soportes de comunicación
  • limitación de las posibilidades cognitivas y operativas del individuo
  • el imperativo de que las informaciones adecuadas tienden a pasar por el centro de decisión
Estos tres condicionamientos imponen un intercambio de información por medio de canales estructurados en redes con una regularidad y racionalidad indispensables. Desde el punto de vista del individuo, la red formal de comunicación, determina el canal que hay que seguir para cada categoría de problemas.

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